隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在政府辦公中的廣泛應(yīng)用，很多信息可以通過電子信息通道進(jìn)行傳遞。但對于一些重要的機(jī)要檔案，由于其機(jī)要保密特性的要求，有很多無法通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸，而必須以實(shí)物的方式進(jìn)行傳遞、處理和保存，智能文具柜就是在這種趨勢下應(yīng)運(yùn)而生的。
傳統(tǒng)文具柜，即用來保存檔案資料的柜子；是比較傳統(tǒng)的保存裝具，通常是指帶蓋的箱子和有門的柜子。一般以木材或金屬制成，有的還做成組合式，分開為箱，疊放成柜。
智能文具柜是結(jié)合智能檔案管理軟件的新型智能檔案管理產(chǎn)品。借助它可以實(shí)現(xiàn)對檔案的權(quán)限管理、定位管理、智能存取、智能盤點(diǎn)、在線監(jiān)控等功能，同時(shí)對檔案進(jìn)行規(guī)范化、智能化、自動化管理。
1. 系統(tǒng)控制
主柜柜機(jī)控制面板載有15.6寸觸摸顯示屏，用于對柜機(jī)實(shí)現(xiàn)操作，查詢箱柜狀態(tài)，保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。通過高科技技術(shù)對智能文具柜的系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)、完善系統(tǒng)功能。
2.信息讀取
具有IC刷卡器和掃描器。IC讀卡器可讀取市場上大多是協(xié)議的IC卡，掃描器支持條形碼和二維碼掃描。
3.身份認(rèn)證
智能人臉識別，實(shí)現(xiàn)人臉抓取攝像，存儲或者上傳云端，可用于開箱存取文具，可以對存取操作全程記錄，實(shí)時(shí)監(jiān)管文具去向，并能對非法出庫、逾期未還等情況自動報(bào)警，相較于傳統(tǒng)檔案柜安全性更高。
4. 硬件控制
鎖控板上集成了電子鎖以及格口LED燈箱控制，實(shí)時(shí)顯示文具的存取狀態(tài)。
5 通訊模塊
配置網(wǎng)絡(luò)端口，可外接網(wǎng)線實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)。數(shù)據(jù)可保存在本地也可以上傳網(wǎng)端，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程控制，省去手工登記盤點(diǎn)的步驟，有效提升了檔案盤點(diǎn)和管理效率。
智能文具柜具備兩種主要功能：文具存儲與流轉(zhuǎn)。未來，，智能文件柜自動錄入文具信息，存取時(shí)間，智慧化管理。同時(shí)，涉及文件流轉(zhuǎn)需要時(shí)，工作人員需將文具存入交換柜，由系統(tǒng)發(fā)送通知及取件碼給當(dāng)事人，完成文具的轉(zhuǎn)交。柜體采用人臉識別身份驗(yàn)證，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)刷卡和二維碼掃描等功能。